E-Mail effizient nutzen - Kommunikation im Team verbessern (Workshop)
- E-Mail-Management im Team
Wenn in einem Unternehmen mit dem Kommunikationsmedium E-Mail nicht hinreichend sorgsam umgegangen wird, kann dies ungeahnte Folgen haben: Arbeitszeit wird blockiert, es entstehen Wartezeiten und Fehler, Prozesse bzw. Informationsflüsse geraten ins Stocken, die Belastung der Mitarbeiter steigt, ihre Leistungsfähigkeit sinkt.
Um der E-Mail-Flut Herr zu werden, reicht es nicht aus, wenn der Einzelne an seiner Selbstorganisation arbeitet und sinnvolle Outlook-Einstellungen vornimmt. Wer E-Mail für eine effiziente Kommunikation - ohne unnötige Reibungsverluste und Belastungen - nutzen will, ist gut beraten, die Angelegenheit im Team mit seinen Kommunikationspartnern anzugehen und Rahmenbedingungen - auch in Form von Regeln bzw. Standards -zu schaffen. Dies ist Inhalt des Workshops.
Inhalte
Die Teilnehmer werden in kurzen Seminareinheiten an das Thema herangeführt. In Arbeitsgruppen und moderierten Praxisteilen wird einerseits die eigene Ausgangssituation reflektiert und analysiert, andererseits werden systematisch Lösungen erarbeitet.
- Die Geschichte der E-Mail
- Das Kommunikationsmedium E-Mail - Segen und Fluch im Arbeitsalltag
- Die schlimmsten E-Mail-Sünden und deren Folgen
- Analyse IHRER gegenwärtigen "E-Mail-Kultur"
- Beschreibung der IST-Situation
- Welche Probleme / Störungen treten auf?
- Welche Folgen hat dies? - Welche Lösungswege gibt es? - Ein Überblick zu Methoden im Hinblick auf Selbstorganisation, Unternehmens- und Team-Standards sowie technischen Möglichkeiten
- Entwicklung von Lösungen und Standards für Ihr Team bzw. Ihre Organisation:
- Grundsatzfragen: Wie und wann wird E-Mail eingesetzt? Wo nicht?
- Vereinbarung formaler Regeln für das Verfassen von E-Mails
- Vereinbarung von Regeln für die Bearbeitung und Speicherung von E-Mails - Umsetzung und Dokumentation
- Nächste Schritte
- Bei Bedarf weitere Tipps & Tricks für die Einstellungen im E-Mail-Client
Zielsetzung
Die Teilnehmer sind sensibilisiert für einen sorgsamen Umgang mit dem Kommunikationsmedium E-Mail. Im Team sind die wichtigsten Handlungsfelder identifiziert, erste Standards / Regeln sind vereinbart und umgesetzt.