- Gehört Papier in unseren Büros bald nur noch der Vergangenheit an?
- Wegen des steigenden Datenvolumens müssen Unternehmen die Serverkapazitäten in ihren Rechenzentren kontinuierlich ausweiten.
Das papierlose Büro - Traum oder Wirklichkeit?
In der Mittagspause eines Kongresses zum Thema Office-Kaizen flüsterte mir ein anderer Teilnehmer stolz zu, dass sein Unternehmen schon einen Schritt weiter wäre: „Wir haben das papierlose Büro eingeführt. Bei uns werden alle eingehenden Rechnungen und alle anderen Dokumente eingescannt und im DMS [Dokumenten-Management-System] verwaltet und archiviert.“ Das klingt ja erst einmal gut: Endlich keine Papierstapel mehr, kein lästiges Abheften, usw. Doch ist das papierlose Büro wirklich realistisch? Oder ist es mehr ein Wunschtraum?
Meines Erachtens müssen u. a. folgende Voraussetzungen geschaffen sein, damit ein papierloses Büro überhaupt Sinn macht.
- Es gibt ein entsprechendes Dokumenten-Management-System (DMS), das die Archivierung, das Wiederfinden und den Zugriff vereinfacht.
- Das Papierdokument wird vernichtet und nicht parallel abgelegt (Doppelablage!).
- Der zusätzliche Arbeitsschritt (nämlich das Einscannen und Archivieren) ist durch Verbesserungen an anderer Stelle gerechtfertigt, z. B. durch den Wegfall eines anderen Arbeitsschrittes, durch Vereinfachungen, durch Qualitätssteigerungen…
- Das Dokument durchläuft einen kontinuierlichen Workflow ohne unnötige Systemsprünge. Das Einscannen eines Papierdokuments ist bereits ein Medienwechsel; richtig schlimm wird es aber, wenn das Dokument dann nicht durchgängig elektronisch weiterbearbeitet, sondern an anderer Stelle wieder ausgedruckt wird oder ein Medienbruch anderer Art erfolgt.
Es wird Bereiche geben, in denen diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind und in denen es Sinn macht, weiterhin manuell mit Papier zu arbeiten. Denken wir nur an Lieferscheine, Checklisten u. ä.
Ein weiterer zu berücksichtigender Punkt ist die Handhabung der Datenmenge. Zwar benötigen elektronische Daten nicht so viel Volumen wie Papier, aber dennoch stehen IT-Abteilungen vor immer neuen Herausforderungen, was das Speichern und vor allem das Absichern der Datenmengen betrifft. Laut einer Studie wächst das weltweite Datenvolumen von Jahr zu Jahr um 60%. Die Frage ist, wie sich das Datenvolumen entwickelt, wenn sich das papierlose Büro immer mehr durchsetzt, und wie wir damit umgehen.
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