Sie lassen sich beliebig stapeln und flexibel einsetzen; es gibt sie in verschiedenen Farben und Materialien - früher Holz oder Draht, heute meist Kunststoff oder Acryl. Die Rede ist von den Sortierfächern, umgangsprachlich auch Ablagekorb bzw. -fach genannt, was allerdings ein wenig irreführend ist. Denn diese Behältnisse erfüllen ihren Zweck beim Sortieren (z. B. von Post oder Vorgängen) und für die Bereitstellung von Formularen, Werbeunterlagen und ähnlichem Verbrauchsmaterial. Für die Ablage sind sie hingegen weniger geeignet.

Auf meinen Streifzügen durch die Bürolandschaften finde ich viele dieser Fächer auf Schreibtischen. In der Regel handelt sich um eine Art Zwischenablage - eine Mischung aus Vorgängen, die noch nicht zum Abschluss gekommen sind, und Unterlagen, für die man seinerzeit keinen anderen Unterbringungsort wusste. Täglich kommt mehr dazu.

Während die "Volltischler" die ganze Fläche ihres Schreibtisches zur Grobsortierung der Papierhaufen nutzen, versuchen sich die "Hochstapler" im Turmbau (Mischformen nicht ausgeschlossen). Die getürmten Ablagefächer bringen dabei in der Regel nur eine trügerische bzw. oberflächliche Ordnung. Denn: Stapel bleiben Stapel, in denen sich der einzelne Vorgang nach wie vor zwischen anderen Unterlagen verstecken kann. Es ist kein Wunder und buchstäblich bezeichnend, dass viele Ablagefächer - wenn sie denn überhaupt beschriftet sind - nur sehr vage Bezeichnungen tragen (zum Beispiel "zu erledigen" oder "To do", "Diverses", "Sonstiges" oder "Allgemein"). Der Grund liegt oftmals darin, dass in vielen administrativen, projektorientierten Bereichen bzw. Funktionen die Arbeitsaufträge und Vorgäneg so vielfältig und variantenreich sind. Da müssten schon sehr viele Fächer her, um ein präzises, fein gefächertes Ordnungssystem zu ermöglichen. Da hilft auch kein - übrigens symptomatisch - erhöhter Gebrauch von Klarsichthüllen, für die oftmals eigens ein Körbchen auf den Schreibtischen eingerichtet ist.

Die grob gefächerten Stapel sind deshalb so ineffizient, weil man viel Zeit damit verbringt, die Unterlagen - entweder auf der Suche nach einem konkreten Vorgang oder in der täglichen bzw. wöchentlichen Sortieraktion - immer wieder anzupacken, durchzusehen, umzuschichten. Wenn man das nicht tut, würde man Gefahr laufen, wichtige Terminsachen aus den Augen zu verlieren. Denn diese Fächer bilden auch keine gute Grundlage für eine systematische Wiedervorlage.

Deshalb werden im Rahmen unserer 5S-Workshops die meisten dieser Ablagefächer aussortiert. Auf Schreibtischen bleiben - wenn überhaupt - maximal zwei dieser Fächer liegen: Eins für den Posteingang und eines optional für Ausgang / "erledigt" oder eine prozessspezifische Weiterverarbeitung. Diese Fächer müssen dann aber bei Feierabend geleert sein.

Für die Wiedervorlage bzw. Zwischenablage empfehlen sich meist Lösungen, bei denen die Unterlagen hängen bzw. stehen, statt zu liegen (z. B. handelsübliche Hängeregister oder "Mappei"). Dies ermöglicht eine feinere Zuordnung - sowohl thematisch als auch terminlich - und damit auch einen schnelleren Zugriff. Gleichzeitig sinkt das benötigte Volumen.