Elektronische Ablage systematisch und "teamgerecht" strukturieren (Workshop)
- Vereinbarung von Ablagestrukturen im Team
Entwickeln Sie eine Server- bzw. Datenstruktur, die hilft, Verschwendung von Zeit und Ressourcen zu vermeiden:
- Kein ständiges Erweitern von Speicherkapazitäten
- Dokumente schnell finden
- Dokumente einfach ablegen
- Keine Unterbrechungen, weil Kollegen nach Dateien fragen müssen
- Vermeidung von Fehlern, weil falsche Versionen bzw. alte Daten verwendet werden
- Keine Doppelarbeit
Erarbeiten Sie im Team Regeln bzw. Standards! Schaffen Sie Rahmenbedingungen für eine effiziente EDV-Ablage!
Inhalte
Die Teilnehmer werden in kurzen Seminareinheiten an das Thema herangeführt. In Arbeitsgruppen und moderierten Praxisteilen wird einerseits die eigene Ausgangssituation reflektiert und analysiert, andererseits werden systematisch Lösungen erarbeitet.
- Ausgangslage in der elektronischen Ablage: Chaos oder Ordnung?
- Die häufigsten Sünden in der EDV-Ablage und deren Folgen
- Erfassung der IST-Situation auf Ihren Servern
- Beschreibung und Dokumentation der gegenwärtigen Ablagestruktur
- Welche Probleme / Störungen treten auf?
- Welche Folgen hat dies? - Wesen und Ziele einer effizienten EDV-Ablage
- Welche Lösungswege gibt es? - Ein Überblick zu Methoden im Hinblick auf Selbstorganisation, Unternehmens- und Team-Standards sowie technischen Möglichkeiten
- Was sind Dokumenten-Management-Systeme und wie können sie helfen?
- Die Rolle des Managements: Rahmenbedingungen, Vorgaben, Mindest-Standards
- Die Rolle der IT
- UNSERE Rolle: Was können / müssen wir im Team tun?
- Systematische Neu-Ordnung der - Anwendung der 5S-Methode in der IT-Ablage: - Löschen und Archivieren von Datenbeständen
- Definition der Verzeichnisstruktur und der Ordnungsprinzipien
- Vereinbarung formaler Regeln für das Speichern von Dateien
- Vereinbarung von Regeln für den Umgang mit Datenbständen (z. B. Archivierungsregeln)
- Verantwortlichkeiten - Umsetzung und Dokumentation
- Nächste Schritte
- Bei Bedarf weitere Tipps & Tricks
Zielsetzung
Die Teilnehmer sind sensibilisiert für einen sorgsamen Umgang mit der EDV-Ablage. Im Team sind die wichtigsten Handlungsfelder identifiziert, erste Standards / Regeln sind vereinbart und umgesetzt. Die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten zur Sicherung der Nachhaltigkeit sind definiert.