Dies ist das Beispiel eines Inhouse-Seminars zur Prozessanalyse in Bürobereichen. In Praxis-Workshops fallen die Theorie- und Übungsanteile geringer aus. Im Fokus steht dann das Arbeiten mit dem konkreten Prozess, der allerdings im Vorfeld sorgfältig ausgewählt werden sollte.
Seminar: ANALYSE UND OPTIMIERUNG VON SERVICE- / VERWALTUNGSPROZESSEN
Abläufe bzw. Prozesse in Verwaltungen oder Service-Bereichen sind in vielen Fällen undurchsichtig. Welchen Weg nimmt ein Vorgang für sich betrachtet? Wie fließen welche Informationen? Die Prozessbeteiligten wissen oftmals gar nicht, was vor und nach ihnen mit einem Vorgang oder einer Information geschieht.
Dieses Seminar befasst sich mit der Frage, wie ein Prozess zunächst transparent dargestellt werden kann, um ein gemeinsames Verständnis zu erlangen und eine Basis für Verbesserungen zu finden. Schwerpunktmäßig kommt die Wert- bzw. Servicestromanalyse zum Einsatz. Im Fokus steht dabei die Neuausrichtung der Prozesse auf die Kunden. Ein besonderes Augenmerk verdienen die Schnittstellen (extern wie intern).
Anhand einer Fallstudie bzw. einer Simulation erfahren die Teilnehmer aktiv die Vorgehensweise. Viele Praxisbeispiele geben weitere Impulse für die Zeit nach dem Seminar. Betrachtet werden exemplarische wiederkehrende Service-Prozesse, wie zum Beispiel Auftragsbearbeitung, Vertrieb, Buchhaltung, ...
Dauer: 2 Tage
- Darstellung der Prozess-Ebenen
- Flussdiagramme
- Wertstrom-Map
Inhalte
Einführung:
- Fokus Wertschöpfung und Zeit
- 5S / Standards am Arbeitsplatz als erster Schritt
- Prozessorientierung: Abteilungsgrenzen als Grenzen des Prozessflusses - und: Welche Potenziale in administrativen Prozessen schlummern
Prozessauswahl: Identifikation der Kernprozesse und Prozessebenen
Erfassung der IST-Map ("Sehen lernen"): Vorstellung verschiedener Methoden - Schwerpunkt Prozess-Mapping und Wertstrom-Analyse / Servicestrom-Analyse:
- Welche Daten, Parameter etc. sind wichtig?
- Wie nimmt man die Daten der einzelnen Prozessschritte auf bzw. wie erhält man die Informationen von den Beteiligten?
- Wie können Prozessschritte und Informationsflüsse dargestellt werden (Symbole, Struktur, Aufbau)
- Worauf ist zu achten - im Vorfeld und während eines solchen Workshops?
Entwicklung eines optimierten Prozessablaufs (SOLL-Map)
- Interpretation und Analyse zur Ist-Map
- Generelle Prinzipien eines "schlanken" Service-Stroms
- Maßgaben / Methoden: u. a. Schnittstellen-Management, Informationssysteme, Organisation
Hinweise zur Umsetzung und Aktionsplanung
Zielsetzung
Die Teilnehmer erlangen Kenntnisse und erste Erfahrungen in der Anwendung von Methoden, die zur Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen – zugunsten einer höheren Produktivität, kürzerer Durchlaufzeiten und einer geringeren Fehlerrate.
Zielgruppe
Einen hohen Nutzen aus diesem Seminar ziehen Führungskräfte, die die Aufgabe haben, die Prozesse in ihrem Verantwortungsbereich stärker am internen und/oder externen Kunden auszurichten, sowie Projektverantwortliche. Dieses Seminar baut auf das Seminar LEAN SERVICE BASICS / 5S auf. Ein vorheriger Besuch dieses Seminars oder entsprechende Vorkenntnisse in diesem Bereich sind daher von Vorteil!