5S - ARBEITSPLATZORGANISATION
5S ist eine systematische Vorgehensweise zur Verbesserung (oder Neuplanung) von Arbeitsplätzen bzw. Arbeitsbereichen mit dem Fokus auf Ordnung & Sauberkeit und Standardisierung.
Die 5S-Methode (im deutschsprachigen Raum auch als „5A“ bekannt) stammt aus Japan und wurde hauptsächlich in der Industrieproduktion im Rahmen von Kaizen-Aktivitäten angewandt. Mittlerweile wurde jedoch erkannt, dass sich auch - oder gerade - in administrativen Bereichen und in reinen Dienstleistungsbranchen durch diese strukturierte Vorgehensweise große Potenziale heben lassen.
Vielfach wird "5S" noch unterschätzig als "Aufräumen" abgetan. Doch die Eigner solch böser Zungen verkennen, dass dies nur einer von fünf Schritten ist, und vergessen die wichtigsten Schritte, nämlich das Absichern und die kontinuierliche Weiterentwicklung - Schritte, bei denen dem Management und den Führungskräften als Förderer und Forderer eine größere Rolle beigemessen wird.
Im Bewusstsein jedes einzelnen Mitarbeiters verankert und nachhaltig in der täglichen Arbeit umgesetzt (also auf jeder Ebene!), schafft 5S erst die Basis für:
- Qualität und Stabilität (Entwicklung von Qualitätsbewusstsein, Übernahme von Verantwortung, Erkennbarkeit von Abweichungen)
- Effiziente Abläufe (Transparenz, Vermeidung von Such- und Wegezeiten, Beständen, etc.)
- Motivation und Gesundheit (Arbeitssicherheit, Ergonomie, angenehmes Arbeitsumfeld)
Die Methode heißt "5S" / "5A", weil sie in 5 Schritten erfolgt.
1. Sortieren
Sich von unnötigem Ballast trennen, der im Weg steht, wertvollen Platz verbraucht, Wege verlängert oder anderweitig stört. Solche Dinge, werden aus dem Arbeitsbereich entfernt - entsorgt, archiviert oder verlagert.
2. Sichtbare Ordnung schaffen
Alles am richtigen Platz: Alle benötigten Dinge werden so angeordnet, dass sie ihrer Verwendung entsprechend griffbereit sind. Dazu gehören übrigens auch klare Server-Strukturen. Stellflächen, Plätze etc. werden gekennzeichnet, so dass niemand suchen muss und jeder erkennt, wo was hingehört.
3. Sauber halten
„Wo gehobelt wird, fallen auch Späne.“ - Da ist zwar etwas dran, aber viele Verunreinigungen führen zu Qualitätsproblemen, Ausfällen und Unfällen. In diesem Schritt geht es darum, Verunreinigungen künftig zu verhindern oder zu minimieren und die Reinigungs- und Wartungstätigkeiten am Arbeitsplatz zu vereinfachen.
In reinen Office-Bereichen spielt dieser Schritt eine untergeordnete Rolle. Im übertragenen Sinne kann man dann aber diesen Schritt "Sauber halten" so verstehen, dass Vorkehrungen getroffen werden, die gerade befreiten und neu sortierten Schränke, Server, etc. künftig sauber - also frei von neuem Ballast - gehalten werden.
4. Standardisieren
Die neue Ordnung und Anordnung wird in Standards überführt. Durch klare Regeln wird insbesondere die Zusammenarbeit im Team verbessert, das „Tagesgeschäft“ läuft störungsfreier.
5. Sichern und ständig verbessern
Die erreichten Ergebnisse und Standards sollen nachhaltig gesichert werden, z. B. durch Qualifikation, Audits / Quick-Checks, visuelles Management und klare Verantwortlichkeiten (z. B. auch durch Paten). Dies ist eigentlich kein Schritt, sondern vielmehr eine ständige Aufgabe: Jeder einzelne Mitarbeiter übernimmt Eigenverantwortung, beweist Disziplin und Qualitätsbewusstsein; die Führungskraft geht mit gutem Beispiel voran und ist Treiber und Unterstützer, insbesondere bei der kontinuierlichen Weiterentwicklung. Viele Probleme bzw. Potenziale, an denen man arbeiten kann, werden durch 5S erst erkennbar.
Somit ist 5S Teil bzw. Basis des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.