Ausgangslage: Lange Durchlaufzeiten bei Kreditorenrechnungen, Skontoverluste, viele Überstunden und beeinträchtigte Motivation in der Buchhaltung.

Mittels einer Prozessanalyse, die im Rahmen eines Workshops gemeinsam mit den Hauptbeteiligten durchgeführt wurde, konnten die Ursachen für die Überbelastung und die langen Durchlaufzeiten transparent dargestellt werden.  Und die lagen größtenteils außerhalb der Abteilung.

40% der Rechnungen waren keine „Geradeausläufer“ (z. B. aufgrund fehlender Bestellnummern, Abweichungen in Preis oder Menge). Diese Rechnungen hatten durch Rückschleifen und Wartezeiten eine Durchlaufzeit von teilweise über 40 Tagen! Schlimmer noch: Dadurch, dass solche Rechnungen an verschiedenen Stellen wieder angefasst bzw. nachbearbeitet werden mussten (Summe der Netto-Bearbeitungszeit bis zu 45 Min. je Rechnung!), wurde produktive Arbeitszeit blockiert – mit der Folge, dass Mitarbeiter überlastet waren und sogar die einfachen Geradeausläufer häufig liegen blieben.

Auf Basis dieser Erkenntnis konnten konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, z. B. Schnittstellen-Vereinbarungen zwischen Einkauf und Rechnungswesen, Anpassungen im Warenwirtschaftssystem und standardisierte Verfahrensanweisungen für die Kostenstellen.