Die rechtzeitige Übersendung der Entlassungsberichte an den Rentenversicherungsträger innerhalb einer festgelegten Frist beeinflusst als Kriterium beim Rating von Reha-Kliniken die Zuteilung von Patientenkontingenten und ist damit von existenzieller Bedeutung.

Im vorliegenden Fall wurden die vorgegebenen Fristen in einigen Häusern und Abteilungen teilweise weit überschritten. Und es gab kein einheitliches, klares Bild über den tatsächlichen Ablauf dieses Prozesses –  geschweige denn, dass man wusste, warum es hier klappt und anderswo nicht. Die Darstellungen in QM-Handbüchern halfen nicht: Sie waren unpräzise und entsprachen eher der theoretischen Wunschvorstellung.

Deshalb ging es zunächst darum, den tatsächlichen Ablauf mit allen Schritten, Schnittstellen und Dokumentenflüssen transparent darzustellen. Vertiefend wurden weitere Daten ausgewertet und beispielsweise Tätigkeitsstrukturanalysen durchgeführt.

Durch Änderung der Prozessschrittfolge,  Eliminierung unnötiger Freigabeschleifen und eine standardisierte Prioritätensetzung konnten die Durchlaufzeiten in einigen Bereichen radikal reduziert werden. An den Schnittstellen konnten Reibungsverluste reduziert werden, etwa durch formale Regeln in der Informationsübermittlung.

Weitere Handlungsfelder konnten aufgezeigt werden, insbesondere im Hinblick auf Verantwortlichkeiten und eine Workflow-Infrastruktur.