Verloren im Daten-Dschungel?

Viele meinen, eine logische, nachvollziehbare EDV-Ablage sei doch eine Sache des gesunden Menschenverstands und daher selbstverständlich. Wer aber einen Blick auf die Server von Unternehmen und auf die Unterverzeichnisse von Fachbereichen wirft, wird häufig eines Besseren belehrt. Es gibt vielleicht eine Grundstruktur, die irgendwann mal eingerichtet wurde. In Ermangelung von Standards, die für eine nachhaltige Ordnung auf allen Verzeichnisebenen hätten sorgen können, entstand jedoch allmählich Wildwuchs. Die daraus resultierende Notwendigkeit, die Speicherkapazitäten und Datensicherungssysteme ständig aufzurüsten, ist dabei eher das kleinere Übel. Bezogen auf die Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit im Team fallen andere Folgen viel schlimmer ins Gewicht, z. B.: 

  • Langes Suchen nach Dokumenten
  • Unterbrechung der Arbeit, weil Kollegen nach Dateien fragen müssen
  • Verwendung falscher Versionen bzw. alter Daten, so dass Folgefehler entstehen
  • Doppelarbeit, weil an neuen Dokumenten gearbeitet wird - in Unwissenheit darüber, dass diese schon vorhanden sind

Diese Tätigkeiten sind keine Wertschöpfung, sondern Verschwendung. Schnell entsteht eine Spirale - der Wildwuchs verschlimmert sich zusehends, weil ja auch das Abspeichern bzw. Zuordnen neuer Daten schwer fällt und daher irgendwo - scheinbar willkürlich - neue Verzeichnisse entstehen, die dann andere später nicht wiederfinden. Somit geht neben der Wertschöpfung schlichtweg auch Wissen im Daten-Dschungel verloren!

 

Es gibt Lösungswege. Natürlich ist der Schrei nach IT-Lösungen (z. B. nach Dokumenten-Management-Systemen, kurz: "DMS") schnell da. Das Grundproblem wird dadurch aber auch nicht gelöst, weil jede IT-Lösung auf klar formulierten Anforderungen und logischen Strukturen aufbaut.

 

Wer eine Datenstruktur schaffen will, bei der unnötige Verschwendung von Zeit und Ressourcen sowie Belastungen vermieden werden, muss die Angelegenheit im Team angehen und Rahmenbedingungen - auch in Form von Regeln bzw. Standards - schaffen. Zuvor ist es jedoch wichtig, erst einmal die IST-Situation zu erfassen, die eigenen Anforderungen zu verstehen und die aktuellen Datenbestände zu sortieren. Das ist nicht nur Fleißarbeit, sondern erfordert verbindliche Ansagen von der Führungskraft und Kompromissbereitschaft bei jedem Einzelnen.