Die E-Mail hatte eigentlich den Zweck, den Postweg zu ersetzen und damit die Kommunikation effizienter zu gestalten. So oft dies auch gelingt und so sinnvoll das Kommunikationsmedium „E-Mail“ in vielen Fällen auch sein mag, es hat vielerorts ganz neue Probleme oder sogar einen radikalen Wandel der Kommunikationskultur in Unternehmen hervorgebracht. So klagen viele Mitarbeiter darüber, dass ihr E-Mail-Aufkommen, das sie täglich zu bewältigen haben, immer mehr anzusteigen scheint. Man spricht schon von „E-Mail-Flut“. Aus verschiedenen Studien geht hervor, dass die E-Mail-Bearbeitung 10 bis 20 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Und es stellt sich die Frage, wie viel davon wirklich nutzbringend ist. Eines scheint sicher: Die Qualität der Kommunikation leidet unter der Quantität der E-Mails. Vielen fällt es immer schwerer, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Somit gehen wichtige Informationen in der Flut von Belanglosigkeiten unter – mit dramatischen Folgen: Fehler und Wartezeiten entstehen, Prozesse kommen ins Stocken... Was aber noch viel schlimmer erscheint, aber schwer nachzuweisen ist: „E-Mail-Overload“ schränkt nicht nur die wertschöpfende Arbeitszeit der Mitarbeiter ein, sondern auch ihre Leistungsfähigkeit - Stichworte: Multi-Tasking, Sägeblatt-Effekt, Verzetteln, lähmendes Ohnmachtsgefühl.

Sich selbst neu zu organisieren und hilfreiche Outlook-Einstellungen vorzunehmen, wie es viele im Buchhandel erhältlichen Ratgeber vorschlagen, ist sicher ein erster Schritt. Diese Maßnahmen haben aber Grenzen, nämlich beim Verhalten der anderen. Und Kommunikation – dazu zählt auch der Austausch via E-Mail – findet nun mal in Personenmehrheit statt (z. B. innerhalb eines Teams, innerhalb einer Organisation oder darüber hinaus mit Lieferanten, Kunden etc.).

Wer also E-Mail effizient nutzen und unnötige Reibungsverluste oder Belastungen vermeiden will, muss die Angelegenheit im Team mit seinen Kommunikationspartnern angehen und Rahmenbedingungen - auch in Form von Regeln bzw. Standards - schaffen.