Newsletter-Anmeldung

In meinem Newsletter informiere Sie regelmäßig über meine neuen Fachbeiträge und Events.

Melden Sie sich hier an.

Aktuelles

Handlungsebenen

5S kann viel mehr sein als "betreutes Aufräumen".   


Offene Seminare


Lean Administration: Potenziale erkennen und nutzen

21.-22.11.2017, Dortmund

24.-25.04.2018, Darmstadt

06.-07.11.2018, Dortmund


 

5S im Office: Gemeinsam(en) Raum für Kreativität schaffen.

Die „5S“-Methode ist eine systematische Vorgehensweise zur Verbesserung (oder Neuplanung) von Arbeitsplätzen bzw. Arbeitsbereichen (Stichwort: Arbeitsplatzorganisation).

Vor einigen Jahren war 5S als ideale Methode verbreitet, um Mitarbeitende in Bürobereichen an "Lean Management" und "KVP" (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) heranzuführen. Man beginnt im Mikrokosmos des Arbeitsplatzes, um die Mitarbeiter im Hinblick auf Wertschöpfung bzw. Verschwendung zu sensibilisieren und bei der Umsetzung von Verbesserungen aktiv einzubinden. Die 5S-Methode ist dafür ideal, denn anders als bei der Optimierung von Geschäftsprozessen können die Mitarbeitenden bei 5S-Workshops im wahrsten Sinne des Wortes die Ärmel hochkrempeln, Dinge bewegen und direkt sichtbare Ergebnisse erzielen.

Leider ist da einiges schief gelaufen. Vielerorts wurden die Mitarbeitenden flächendeckend mit der 5S-Gießkanne berieselt und mit Audits malträtiert, ohne auf spezifische Belange Rücksicht zu nehmen. Das hatte zur Folge, dass 5S teilweise zum Selbstzweck wurde und nunmehr abschätzig als „betreutes Aufräumen“ oder „schöner Wohnen“ belächelt wird. Zu Unrecht, wie ich finde. Denn richtig eingesetzt, kann diese Methode durchaus ein sinnvolles Hilfsmittel sein, um gemeinsam(en) Raum für produktive, kreative und effiziente Zusammenarbeit zu schaffen.

Das gilt umso mehr in unserer "modernen Arbeitswelt": Globalisierung, Prozessorientierung, Wissensgesellschaft, Digitalisierung – diese Entwicklungen hinterlassen in der Büro- und Wissensarbeit Spuren, wie etwa eine Verschiebung von Arbeitsweisen weg von der Einzelarbeit in starren Räumen und Strukturen hin zur Kollaboration in interdisziplinären Teams und wechselnden Arbeitsumgebungen. Eine klare Zuordnung gibt es aber oftmals nicht. Vielmehr pendeln „Kopfarbeiter“ tagtäglich zwischen verschiedenen Arbeitsformen. Dies verlangt einerseits den Menschen eine hohe geistige Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit ab, andererseits sind klare und flexible Strukturen gefordert. So müssen Büro- und Arbeitsplatzkonzepte einen Rahmen bieten, in dem sowohl offene Kommunikation als auch störungsfreies, konzentriertes Arbeiten möglich ist. Relevante Informationen bzw. Daten müssen stets verfügbar sein, ohne ein Klima der Hektik und Reizüberflutung zu schaffen. Wissen muss geteilt werden können.

Und genau da kann 5S ansetzen, denn wer flexible Bürokonzepte entwickeln, ein teamgerechtes Dokumenten-Management und Rahmenbedingungen für eine effiziente und produktive Zusammenarbeit schaffen will, sollte zwei Punkte beachten. Erstens: Betroffene sollten von Anfang an beteiligt sein! Zweitens: Bevor Neues geschaffen wird, müssen zunächst alte Strukturen und Gewohnheiten aufgebrochen werden. Die Anwendung der "5S"-Methode trägt beiden Aspekten Rechnung, besonders zu Beginn dieses Prozesses.