Kaizen in der Besprechungskultur: Der Weg zu produktiven und effizienten Meetings

In einem Blog-Beitrag habe ich bereits die Frage aufgeworfen, ob das klassische Meeting angesichts der Digitalisierung ausgedient hat. Ich kam zu dem Schluss, dass die persönliche Zusammenkunft oftmals durchaus ihre Daseinsberechtigung hat, aber vielerorts stark verbesserungswürdig ist. Nachfolgend erläutere ich, wie das Thema "Meetings" im Unternehmen, in Abteilungen oder einzelnen Teams angegangen werden kann. Ich unterstütze und begleite solche Prozesse als Berater, Trainer und Moderator. Kontaktieren Sie mich für weitere Fragen.


Überblick verschaffen - "Besprechungslandkarte" im Blick

Empfehlenswert ist es, zunächst alle Besprechungen im Unternehmen bzw. in dem betrachteten Bereich zu erfassen, zum Beispiel mittels einer Befragung oder im Rahmen eines Workshops.

Das hat den Vorteil, dass schon an dieser Stelle erste Verbesserungspotenziale grundsätzlicher Natur sichtbar werden, zum Beispiel inhaltliche Überschneidungen und Dopplungen oder Punkte, die besser in andere Kanäle passen. Umgekehrt werden wiederkehrende Fragen, Klärungspunkte und Abstimmungsthemen sichtbar, die in eine knackige Regelkommunikation integriert werden können. Auf diese Weise erübrigen sich viele spontane, zeitraubende Ad-hoc-Besprechungen. Letzten Endes geht es darum, für jeden Zweck das geeignete Kommunikationsmedium bzw. –format zu finden.

Auswahl treffen

Meeting ist nicht gleich Meeting. Wie bei der Optimierung von Prozessen ist es auch hier zu empfehlen, sich zunächst auf die Renner zu konzentrieren, also nur auf organisierte Besprechungen, die in gewisser Häufigkeit vorkommen. Starten Sie am besten mit einem ganz konkreten oder mehreren, ähnlich strukturierten Besprechungsformaten. Diese „Piloten“ sollten folgende Kriterien erfüllen:

  • Großer Teilnehmerkreis und hohe Häufigkeit (= großes Potenzial bzgl. Aufwand)
  • Trägt direkt zum Kundennutzen bzw. dem Wertschöpfungsprozess oder anderen Unternehmenszielen bei (= großes Potenzial bzgl. Nutzen)

 Schließlich wollen Sie nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen und zudem spürbare Erfolge generieren.

Betroffene frühzeitig einbinden

Als erste Annäherung und zur Sensibilisierung für das Thema empfiehlt es sich, im Rahmen eines moderierten Workshops erst einmal die wichtigsten Aspekte aus Sicht der Betroffenen zu erfassen und zu beschreiben: Was hindert uns zurzeit daran, die Besprechungen effizient durchzuführen und gute Ergebnisse zu erzielen? Was stört uns besonders? Bei Bedarf können Sie die einzelnen Problempunkte noch anhand ihres Vorkommens und ihrer Wirkung gewichten. Denn Sie wollen keine übertriebene Bürokratie, sondern zugunsten der Akzeptanz nur für die schwerwiegendsten Aspekte gemeinsame Regeln vereinbaren.

Besprechungsregeln geben eine Zielrichtung

Die Regeln erfüllen keinen dogmatischen Selbstzweck, sondern haben die Funktion, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Bewegung zu setzen. Mit diesen Regeln oder auch „Leitlinien“ können die Merkmale einer „guten“ Besprechung formuliert werden. Vermeiden Sie daher das Kopieren fertiger, allgemein formulierter Besprechungsregeln.

Auf dieses Weise wird eine Art Zielzustand definiert, den es in jeder Besprechung zu erreichen gilt. Das hilft zunächst, die IST-Situation zu verstehen und Abweichungen in Form von organisatorischen Mängeln oder kontraproduktiven Verhaltensmuster zu erkennen und anzusprechen. Das ist eine Grundvoraussetzung für die kontinuierliche Verbesserung.


Rollen und Phasen einer Besprechung berücksichtigen

Ordnen Sie die Regeln den zeitlichen Phasen einer Besprechung zu: Was muss man im Vorfeld steuern, worauf ist während der Besprechung zu achten und was fällt in die Zeit nach dem Besprechungstermin? Denn die Erfahrung zeigt, dass eine sorgfältige Vorbereitung die halbe Miete für gute Besprechungsergebnisse ist. Das trifft besonders auf die themenbezogenen Besprechungen zu, die aufgrund eines konkreten Vorhabens organisiert werden und oft einen größeren, bereichsübergreifenden Teilnehmerkreis betreffen. Der Organisator bzw. Besprechungsleiter trägt hierbei eine besonders große Verantwortung.

 

Bei Regelbesprechungen, die in einem gleichbleibenden Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich) mit einem festen Teilnehmerkreis stattfinden (z. B. Abteilung, Projektteam, Qualitätszirkel) liegt der Fokus der Standardisierung eher in der effizienten Durchführung. Hier fällt es auch leichter, Zielzustände mit konkreten Kennzahlen, z. B. Dauer der Besprechung, zu formulieren und zu messen und Verbesserungen in kurzen Zyklen umzusetzen.

Verbesserung zur Routine machen

Kontinuierliche Verbesserung funktioniert nur, wenn Abweichungen bzw. Störungen angesprochen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die vereinbarten Regeln von allen getragen werden und bekannt sind. Bei Abweichungen wird hinterfragt, was die Einhaltung der Regel behindert hat und daraus schlussfolgernd: Was soll beim nächsten Mal anders gemacht werden? Auf diese Weise können zielgerichtet und ganz konkret schnell umsetzbare Verbesserungsideen generiert werden. Entscheidend für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist dann aber, beim nächsten Mal zu prüfen, welche Wirkung die Maßnahme tatsächlich erzielt hat. Machen Sie daher das Feedback am Ende jeder Besprechung zur Regel. Ich empfehle dazu einfach anzuwendende „Quick Checks“, in denen die wichtigsten Anforderungen abgefragt werden.

 

Es sind solche Feedbacks und Reflexionsschleifen, die zur Routine werden müssen – nicht das Zuspätkommen, destruktives Kommunikationsverhalten oder andere Meeting-Sünden.